GTD + Evernote — тандем, который поможет стать эффективнее

То, что методика GTD работает, ясно всем, кто научился её применять. К сожалению, попытки интегрировать её в Evernote часто заканчивались неудачей: решения (в том числе официальные рекомендации) оказывались слишком трудоёмкими. Большая их часть подразумевала сложную иерархию блокнотов и меток, так что на обслуживание системы уходило бы больше времени, чем она экономила. Но Evernote, если его правильно использовать, справится с задачей.

Создайте нужное вам количество блокнотов

Для начала нужно продумать, какие блокноты вы хотите создать. Главное — не перестараться и не завести их слишком много. Блокнотов может быть всего семь.

После выполнения некоторых задач, например прочтения книги, записывайте в заметки свои мысли и вынесенные уроки: это поможет лучше запомнить материал и быстро составить отчёт о прочитанном.

Если дело не может быть сделано прямо сейчас, отправьте его в блокнот «На потом» и установите дату напоминания, указав время, к которому задачу нужно выполнить. Получив оповещение, переносите задачу в блокнот «Сделать».

Напоминания в Evernote можно использовать и для текущих задач, у которых есть дедлайн. Главное, не увлекаться и не подменять понятия: многие ставят сроки, в которые они хотели бы закончить дело, а не сроки, в которые оно должно быть закончено.

Когда задача выполнена, удаляйте её (если информация о ней больше не пригодится) или переносите из блокнота «Сделать» в блокнот «Ссылки» (если планируете обращаться к данным).

Для задач, которые входят в разряд выполнимых, но необязательных, есть блокнот «Свободное время». Периодически его нужно пересматривать, отправляя заметки в блокноты «Сделать», «Ссылки» или в корзину.

Используйте систему меток

Система с небольшим количеством блокнотов будет зависеть от меток. Например, метка первого уровня — «Текущее» — может включать в себя ещё несколько подтегов:

• @задания,
• @дом,
• @семья,
• @ноутбук,
• @телефон,
• @планшет,
• @работа.

В примере показан смешанный набор тегов, но они покрывают все сферы жизни конкретного пользователя. Ваш личный набор будет отличаться от примера, здесь нет универсального рецепта.

Сохраняйте поисковые запросы

Сохранённые поисковые запросы заставляют всю эту систему отлично работать. Их можно добавлять в «Ярлыки» для быстрого доступа. Пример синтаксиса для запроса @для работы:

notebook:Сделать any: tag:@телефон tag:@работа

По этому запросу вы увидите только те заметки, которые находятся в блокноте «Сделать», отмеченные тегами @телефон и @работа одновременно. Такие запросы существенно сокращают время работы с заметками.

Настройте взаимодействие с другими приложениями

С помощью IFTTT можно настроить взаимодействие с Twitter, Pocket и так далее. И каждый раз, когда вы поставите лайк, у вас будет появляться новая заметка в блокноте «Ссылки» с тегом «Прочитать». Чтобы быть уверенным в том, что материал будет прочитан, ставьте метку @задания и отправляйте в блокнот «Сделать». Если после изучения статьи вы нашли что-то интересное, удаляйте метку «Прочитать», добавляйте новую — «Идеи».

На iPhone и iPad можно установить Drafts 4, чтобы быстро создавать заметку и отправлять её в нужный блокнот, помечая конкретным тегом. Так добавлять новые задачи в систему становится проще.