6 причин, почему мы ничего не успеваем

Краткую версию статьи можно послушать. Если вам так удобнее, включайте подкаст.

1. У нас нет чётких приоритетов

Время — ограниченный ресурс, и, если пытаться сделать всё сразу, естественно, уложиться в график будет невозможно. Сила воли и дисциплина при этом не спасут. Чтобы вновь и вновь не оказываться в такой ситуации, воспользуйтесь советом известного автора Стивена Кови: «Не считайте приоритетом то, что стоит в плане на день, а планируйте исходя из приоритетов».

Посмотрите в свой календарь или список дел. Все пункты в нём имеют свою ценность, но не все заслуживают одинакового внимания. Найдите среди них приоритетные. В первую очередь это задачи, которые приблизят вас к важным целям. Также это срочные действия и дела, отказ от которых повлечёт за собой серьёзные последствия.

Выделив приоритетные задачи, постройте день так, чтобы успеть их выполнить. Учитывайте, что справиться со всеми важными делами сразу тоже невозможно, поэтому планируйте не более трёх таких на день и оставляйте время на другие занятия.

2. Мы сами себе мешаем

Например, не учитываем время своей наивысшей продуктивности. Допустим, вы ставите важную задачу на раннее утро, хотя знаете, что в этот час соображаете с трудом. Или не устраиваете перерывы, хотя замечаете, что через полтора‑два часа работы уже не можете сконцентрироваться (наш мозг так устроен, что после периода сосредоточенности нужен отдых). А может быть, планируете углублённо поработать в тот период, когда дома дети, или не отключаете лишние уведомления.

Решение проблемы — проследить за своим временем и энергией. Записывайте наблюдения в блокнот или используйте специальный трекер времени вроде RescueTime. Через несколько дней вы заметите, в какие промежутки дня вы особенно продуктивны, а в какие — энергия на нуле, когда вы чаще всего отвлекаетесь, а когда вам легче сконцентрироваться. Учитывайте это при планировании дня.

3. Мы неэффективно ведём календарь

Обычно люди делятся на две категории:

• Перепланировщики. У них задачи накладываются одна на другую, а напоминания о встречах, делах и перерывах стоят через каждые 10 минут.
• Минималисты. У них в календаре всего парочка повторяющихся событий и куча свободного места. Оно создаёт обманчивое впечатление, что и времени много.

Оба этих подхода к планированию чреваты проблемами. У перепланировщиков график так забит, что невозможно найти место на неизбежно возникающие неучтённые дела. К тому же такие люди часто не учитывают ошибку планирования, то есть забывают, что на выполнение дела уходит больше времени, чем думалось изначально. Минималисты, видя свободный календарь, тоже неэффективно распределяют своё время, считая, что всё успеют.

Например, если ваш пик продуктивности — с 8:30 до 10:30, запланируйте на это время важную работу, а следующий час оставьте пустым. За это время вы сможете передохнуть, проверить почту, перезвонить клиентам или разобраться с чьей‑то просьбой.

4. Мы используем неподходящие инструменты для планирования

Например, календарь не стоит забивать мелочами, иначе он станет слишком захламлённым. Мелкие дела или конкретные шаги одной большой задачи лучше фиксировать в списке дел, а напоминания — на стикере, приклеенном на видном месте.

Если вы работаете в большой команде, для отслеживания задач пригодятся инструменты, основанные на системе канбан, например Trello. Они дают возможность всем участникам наблюдать за прогрессом и получать уведомления.

5. Мы позволяем другим контролировать наше время

То есть раз за разом соглашаемся, когда зовут на совещание, просят выполнить дополнительную работу или поучаствовать в мозговом штурме. Всё это сокращает время на дела, важные для нас.

Конечно, не стоит отвергать каждую просьбу или предложение, просто будьте более избирательным. Тогда ваша эффективность перестанет страдать от вашей вежливости.

Отказ вовсе не означает, что вы хотите обидеть другого человека. Честно скажите, что сейчас у вас нет времени, а если предложение интересное, поищите для него место в календаре.

6. У нас трудности с мотивацией

Как бы тщательно мы ни планировали, само по себе это не гарантирует, что задача будет выполнена вовремя. Иногда бывает, что условия для работы идеальные, но сосредоточиться просто невозможно. В итоге мы трудимся стиснув зубы, продвигаемся медленно и нервничаем из‑за того, что весь график сдвинулся.

Это вполне обычная ситуация, и ругать себя, оказавшись в ней, нет смысла. Просто в данный момент мотивация идёт на спад. Он может быть вызван множеством факторов: проблемами в другой сфере жизни, усталостью, обилием рутинной работы.

Постарайтесь вернуть мотивацию. Вспомните, почему занимаетесь своей работой, что она вам даёт, что вы в ней любите. Сделайте перерыв, чтобы перезарядиться и позаботиться о себе. Проговорите позитивные аффирмации. Каким бы странным это ни казалось, самовнушение действительно помогает. Например: «Я сделаю сегодняшний день успешным» или «Я неидеален, и это нормально».

Какие методы вам помогают больше успевать? Поделитесь опытом в комментариях.