Свежее
Новости
Интернет
Тесты
Покупки
Стать богатым
Android
iOS
Здоровье
Работа и учёба
Кино
Еда
Жизнь
Отношения
Путешествия
Все рубрики
  • Лучшее
  • Рубрики
  • Время есть
  • Подкасты
  • Наши книги
  • Сервисы
  • Рассылки
  • Лучшее
  • Рубрики
  • Время есть
  • Подкасты
  • Наши книги
  • Сервисы
  • Рассылки
  • Ozon
  • Свежее
  • Новости
  • ❓ Как жить
  • Покупки
  • Технологии
  • ВКонтакте
  • Telegram
  • Реклама

6 советов по эффективной работе с почтой

29 марта 2013ПродуктивностьРабота и учёба
Фото автора Дмитрий Горчаков
Дмитрий Горчаков

6 советов по эффективной работе с почтой
Избранное
Поделиться
  • Vkontakte
  • Twitter
  • Pinterest
  • Viber
0

Электронная почта является одним из самых лучших средств коммуникации и, пожалуй, единственным, которым пользуются все пользователи без исключения. Вы можете любить или не любить мессенджеры, использовать Skype или чат Facebook*, но адрес электронной почты у вас имеется наверняка.

Каждый день мы получаем в свой почтовый ящик не только сообщения от друзей и коллег, но и десятки рекламных писем, уведомлений, просто спам. Чтобы не утонуть в огромном количестве входящих сообщений, очень важно выработать и применять навыки эффективной работы с электронной почтой.


Copyright Shutterstock

Запланируйте время проверки почты

Если вы чувствуете, что тратите слишком много времени на обработку почты, а количество писем во входящих все равно не уменьшается, то попробуйте более жестко распланировать время проверки своего почтового ящика. Обычно мы начинаем проверять почту, находим в письме интересную ссылку, переходим на сайт, оттуда на другой… а через полчаса вспоминаем и возращаемся к разбору писем. В результате время прошло, а дело с места не сдвинулось.

Поэтому постарайтесь выделить для себя определенное ограниченное время для работы с почтой. Частоту и продолжительность этих интервалов каждый может установить для себя самостоятельно, в зависимости от объемов своей корреспонденции. Возможно это будет час утром и час в конце рабочего дня, а может быть вам удобнее заходить в свой почтовый аккаунт каждый час на пять минут. Самое главное — старайтесь строго придерживаться установленного для себя графика и не отвлекаться ни на что постороннее. Сознание того, что ваше время ограниченно, неминуемо приведет к увеличению эффективности обработки почтовых поступлений.

Каждое письмо означает действие

Главное правило, которое вы должны применять при разборе почты, — каждое открытое письмо требует от вас какого-либо действия. Если вы открыли письмо, то ни в коем случае нельзя снова оставлять его во Входящих. Вы должны либо сразу же ответить на письмо, либо переслать его тому, кто лучше справится с этим вопросом, либо наметить для себя задачу в Google Task или календаре — в любом случае в результате вашего действия письмо должно быть удалено или перемещено в архив, то есть покинуть папку Входящие. При соблюдении этого простого правила ваша папка входящих рано или поздно очистится.


Copyright Shutterstock

Фильтры и ярлыки

Если вы ежедневно получаете большое число писем, то их разбор требует от вас большого количества времени и усилий. Почему бы вам не использовать для этого ресурсы почтовой службы, тем более, что в большинстве сервисов эта возможность присутствует и отлично реализована?

Речь идет о настройке фильтров для автоматической обработки почты. Вместо того, чтобы вручную кликать по каждому сообщению, а каждый ваш клик — это тоже время и усилия, просто один раз настройте нужные фильтры. Например, все сообщения с адресов ваших родственников автоматически попадают в папку Семья и отмечаются маркером как важные. Все пресс-релизы уходят в отдельную папку минуя папку Входящие, а уведомления от социальных сетей сразу летят в Корзину.

Таким образом, вы можете распределить сообщения по основным темам и подготовиться соответствующим образом к их обработке. У вас не будет больше ситуации, когда ваш мозг при разборе почты переключается с домашних дел на служебные вопросы, а потом сразу же на развлекательные рассылки, и потом обратно.

Вариантов создания различных фильтров существует огромное количество и я уверен, что один раз построив систему автоматической фильтрации, вы сэкономите дни и месяцы своего времени. Кроме этого, с помощью присвоенных ярлыков или распределения по папкам, вы легко сможете найти нужные письма в архиве (вы ведь помните, что папка Входящие у нас совершенно пуста?).

Пользуйтесь поиском

Многие пользователи, особенно начинающие, хранят все свои письма во Входящих, потому что им кажется, что при архивировании они больше никогда их больше не найдут. Если вы настроили систему фильтров и ярлыков, как это описано в предыдущем абзаце, то ваш архив уже упорядочен и в нем гораздо легче ориентироваться. Но не забывайте еще про строку поиска. Например, в Gmail система поиска писем настолько совершенна (кто бы сомневался!), что найти любое письмо не составит никакого труда.

Используйте отметки

Во многих почтовых службах имеется функция пометки сообщений специальными маркерами (в Gmail  это звезды). С их помощью легко выделить необходимые сообщения, требующие вашего внимания и поместить их в отдельную папку. В Gmail вы можете сами выбрать набор отметок и довольно гибко ими пользоваться. Таким образом, одного взгляда на содержимое вашего почтового ящика будет достаточно, чтобы выделить письма по степени их важности.

Используйте клавиатурные сокращения

Использование горячих клавиш может настолько ускорить обработку корреспонденции, что стоит потратить несколько часов для их изучения. Но перед этим загляните в настройки (в Gmail это Настройки — Общие — Быстрые клавиши) и убедитесь, что они включены. После этого достаточно просто нажать на клавиатуре знак вопроса и перед вами появится подсказка со всеми горячими клавишами Gmail.

Электронная почта является отличным средством коммуникации, но это не значит, что вы должны уделять этому процессу половину своей жизни. Максимальная автоматизация всех процессов, быстрые ответы или переадресация сообщений, планирование своего времени вместе с другими советами из этой статьи позволят вам довольно быстро справляться с любым количеством писем и сохранить больше времени для более приятной деятельности.

*Деятельность Meta Platforms Inc. и принадлежащих ей социальных сетей Facebook и Instagram запрещена на территории РФ.

Источник статьи: www.makeuseof.com
Если нашли ошибку, выделите текст и нажмите Ctrl + Enter
Избранное
Поделиться
  • Vkontakte
  • Twitter
  • Pinterest
  • Viber
0

Свежее

5 безумных скандинавских мифов, о которых не расскажут в школе
Жизнь, 3:00
Подкаст Лайфхакера: как есть сладости и фастфуд и оставаться в форме
Подкасты, 23:00
10 шагов к эмоциональной устойчивости
Жизнь, 21:30
«Я есть Грут» — прекрасный, но короткий сериал про самого маленького героя Marvel
Ликбез, 20:00
Как обустроить дом и не потратить лишнего: читайте статьи и выигрывайте сертификаты на покупки
Жизнь, 19:00
Учёные: человечество находится на пороге шестого массового вымирания
Новости, 18:45
Лайфхаки: про корвалол, глютен и средства от комаров для детей
Подкасты, 18:30
WhatsApp позволит отменить удаление сообщений
Новости, 18:10
Парентификация: как ребёнок становится родителем для мамы и папы и к чему это приводит
Ликбез, 18:00
Эти маринованные и солёные помидоры всегда получаются вкусными. Сохраняйте рецепты
Еда, 17:30
Как обновить ванную комнату без масштабного ремонта (и выиграть полезные призы!)
Жизнь, 17:00
Личный опыт: как я научилась запоминать 50 дат за 10 минут и что мне это дало
Мотивация, 16:00
10 недорогих и полезных мелочей для авто, которые можно купить на AliExpress
Покупки, 15:00
«Пила» возвращается: объявлена дата выхода 10-й части
Новости, 14:45
Почему миф о романтической любви мешает строить отношения
Burning Hut, 14:30
Наконец-то редизайн: в Сети появились подробности о базовом iPad 10
Новости, 14:10
Как бороться с мучнистой росой на огурцах и других растениях
Ликбез, 14:00
Мессенджер «ВКонтакте» научился переводить сообщения
Новости, 13:40
10 функций Chrome на Android, о которых мало кто знает
Android, 13:30
Samsung анонсировала недорогой смартфон Galaxy Buddy 2 с экраном 120 Гц
Новости, 13:15
Пятый сезон «Мира Дикого Запада» станет финальным
Кино, 12:40
В App Store появилась замена приложения «Сбера», удалённого из-за санкций
Новости, 12:13
Прокачка: жёсткая тренировка на пресс и плечи с двумя гирями
Спорт и фитнес, 12:00
Apple объявила дату выхода сериала «Шантарам» с Чарли Ханнэмом
Новости, 11:40
В мобильной почте «Яндекса» появились три новые функции
Новости, 11:10
7 удивительных вещей, которые можно напечатать на 3D-принтере
Технологии, 11:00
Лучшие способы запечь баклажаны в духовке
Еда, 10:00
Google выпустила финальную версию Android 13 и назвала 13 главных улучшений
Новости, 9:50
6 ленивых привычек, которые помогут добиться впечатляющих результатов
Продуктивность, 9:00
Что такое шкала Бека и как она помогает узнать, нет ли у человека депрессии
Ликбез, 3:00
Подкаст Лайфхакера: 7 типов сделок, при которых не обойтись без нотариуса
Подкасты, 23:00
Игра в имитацию: 8 животных, которые притворяются другими существами
Образование, 21:30
Стоит ли смотреть «Закрыть гештальт» — неоднозначную комедию о загробном мире от авторов «Интернов»
Ликбез, 20:00
Бену Аффлеку — 50! Какой фильм с его участием вы любите больше всего?
Интернет, 19:20
«Чёрное зеркало» для фанатов хоррора: вышел тизер антологии «Кабинет редкостей Гильермо дель Торо»
Новости, 19:10
18 магазинов, где можно купить всё необходимое к школе
Покупки, 19:00
Лайфхаки: про изобретения Средневековья, способы дожить до 100 лет и сильный характер
Подкасты, 18:30
Дайте знать: если бы у вас была машина времени, в какую эпоху вы бы переместились и почему?
Ответы, 18:00
Раскрыты европейские цены Xiaomi 12T и 12T Pro
Новости, 17:45
Салаты из кабачков? Да! Делимся вариантами, которые заставят по-новому взглянуть на овощ
Еда, 17:30
Джонни Депп снимет биографический фильм «Модильяни» об итальянском художнике
Новости, 17:10
10 крутых сайтов для тех, кто интересуется историей
Образование, 17:00
Как понизить давление: 4 быстрых способа, которые наверняка сработают
Ликбез, 16:00
Штука дня: Ulefone Armor 15 — защищённый смартфон с TWS-наушниками в корпусе
Новости, 15:10
10 вопросов из передачи «Что? Где? Когда?» для проверки эрудиции и смекалки
Отдых, 15:00
Учёные разгадали секрет минерала, найденного на Марсе больше семи лет назад
Новости, 14:50
7 секс-игрушек с дистанционным управлением
Burning Hut, 14:30
12 бесплатных курсов, которые научат разбираться в финансах
Ликбез, 14:00
В «Картах» Apple появится реклама
Новости, 13:40
Как бороться с белокрылкой, чтобы спасти урожай
Ликбез, 13:30
Европейское космическое агентство обсуждает замену «Союзов» ракетами SpaceX
Новости, 12:45
Выгодно: платье для девочек Button Blue со скидкой 10%
Покупки, 12:30
Нейросеть нарисовала постеры культовых фильмов. Выбрали 15 самых крутых
Новости, 12:15
Soundscape для iOS — аудиовизуальные сцены для концентрации, релакса и сна
iOS, 12:00
Как обучиться новой профессии без лишних трат денег и времени
Работа и учёба, 11:00
Какие заготовки сделать из огурцов, чтобы точно было вкусно
Еда, 10:00
Революции не будет: Telegram удалил новые Telemoji по требованию Apple
Новости, 9:47
Как маленькие шаги помогают достигать целей
Книги, 9:00
12 простых упражнений на каждый день
Спорт и фитнес, 3:00
Почему бездействие иногда полезнее занятости
Жизнь, 23:00
Что будет, если девушка выпьет виагру
Ликбез, 21:30
10 способов раскрыть свой потенциал и начать жить интересно
Мотивация, 20:00
«Дети появляются, когда муж и жена вместе едят семечки»: читатели Лайфхакера вспоминают, в какие нелепые вещи верили в детстве
Ответы, 19:00
Находки AliExpress: самые интересные и полезные товары
Покупки, 18:00
Сладкие и душистые ликёры, которые легко приготовить в домашних условиях
Еда, 17:30
15 малоизвестных мультфильмов, которые вы могли пропустить
Ликбез, 16:00
17 компактных таблетниц и продуманных органайзеров для лекарств
Burning Hut, 14:30
Главное о кино за неделю: шестой сезон «Рика и Морти», Тимоти Шаламе в роли влюблённого каннибала и не только
Новости, 13:30
Посттравматический рост: 4 стратегии, которые помогут стать сильнее после кризиса
Книги, 13:00
12 способов использовать вашу старую флешку
Технологии, 12:00
Как отремонтировать шкаф-купе и сэкономить на мастере
Ликбез, 11:00
По этим рецептам лечо получится идеальным. Запасайтесь овощами
Еда, 10:00
8 ошибок в организации пространства на кухне, которые отнимают у вас время
Жизнь, 9:00
Почему вредно ставить самому себе психологические диагнозы и что делать вместо этого
Колонка, 3:00
Как менялось отношение к сексуальности от Средневековья до наших дней
Книги, 23:00
Почему першит в горле и что с этим делать
Ликбез, 21:30
5 самых опасных туристических маршрутов в мире
Путешествия, 20:00
Почему комедийный боевик с Вуди Харрельсоном «Человек из Торонто» идеально подходит для уборки
Ликбез, 19:00
Дайджест Лайфхакера. Лучшие материалы, которые вы могли пропустить
Редакция, 18:00
Как приготовить вкусные рулетики из баклажанов с разными начинками
Еда, 17:30
ТЕСТ: Вредоносный борщевик или безобидный топинамбур? Отличите сорняки от культурных растений!
Тесты, 16:00
Главное о технологиях за неделю: презентации Samsung и Xiaomi, межзвёздный метеор и не только
Новости, 14:45
5 рецептов ароматных ягодных пирогов
Burning Hut, 14:30
8 гипоаллергенных кошек для тех, кто отчаялся завести питомца
Ликбез, 13:00
Как быстро укрепить и отрастить ногти
Ликбез, 12:00
6 приложений, позволяющих смотреть ТВ-каналы на вашем смартфоне
Android, 11:00
Запекайте с беконом или варите в молоке. Собрали вкусные блюда со свежей кукурузой
Еда, 10:00
11 секретов уборки, которые знают только профессионалы
Советы, 9:00
Как начать заниматься спортом всей семьёй и не бросить через месяц
Спорт и фитнес, 3:00
Подкаст Лайфхакера: 10 заблуждений, в которые нас заставили поверить фильмы ужасов
Подкасты, 23:00
Чему можно поучиться у психопатов, чтобы стать успешнее
Книги, 21:30
Вы точно уже видели этот сюжет. Почему «Дневную смену» стоит смотреть только ради экшена и Снуп Догга
Ликбез, 20:00
Telegram выпустил обновление с функцией блокировки голосовых и видеосообщений
Новости, 19:09
25 способов признаться в любви
Ликбез, 19:00
Британские учёные рассказали, как правильно гладить кошек
Новости, 18:45
Лайфхаки: про безалкогольное пиво для беременных, мифы из детективных фильмов и скорую эмоциональную помощь
Подкасты, 18:30
Что купить, чтобы расслабиться после тяжёлого дня: 7 полезных товаров
Покупки, 18:00
Учёные: Луна могла «отколоться» от древней Земли
Новости, 17:40
Идеальные пироги с грушами, перед которыми сложно устоять
Еда, 17:30
Нейросеть показала кадры из нулевого эпизода «Звёздных войн» в стиле Акиры Куросавы
Новости, 17:15
Свежее
Новости
Интернет
Тесты
Покупки
Стать богатым
Android
iOS
Здоровье
Работа и учёба
Кино
Еда
Жизнь
Отношения
Путешествия
Все рубрики

Лучшие предложения

10 недорогих и полезных мелочей для авто, которые можно купить на AliExpress

10 недорогих и полезных мелочей для авто, которые можно купить на AliExpress

18 магазинов, где можно купить всё необходимое к школе

18 магазинов, где можно купить всё необходимое к школе

Выгодно: платье для девочек Button Blue со скидкой 10%

Выгодно: платье для девочек Button Blue со скидкой 10%

Находки AliExpress: самые интересные и полезные товары

Находки AliExpress: самые интересные и полезные товары

17 компактных таблетниц и продуманных органайзеров для лекарств

17 компактных таблетниц и продуманных органайзеров для лекарств

Что купить, чтобы расслабиться после тяжёлого дня: 7 полезных товаров

Что купить, чтобы расслабиться после тяжёлого дня: 7 полезных товаров

Выгодно: игровой монитор Huawei MateView GT 34 со скидкой 5 000 рублей

Выгодно: игровой монитор Huawei MateView GT 34 со скидкой 5 000 рублей

Лучшие предложения недели: скидки и акции от AliExpress, Lamoda и других магазинов

Лучшие предложения недели: скидки и акции от AliExpress, Lamoda и других магазинов

Информация
О проектеРубрикиРекламаРедакцияВакансии
Подписка
TelegramВКонтактеTwitterViberОдноклассникиYouTubeRSS
Правила
Пользовательское соглашениеПолитика обработки персональных данных
18+Копирование материалов запрещено. Издание может получать комиссию от покупки товаров, представленных в публикациях