Этикет удалёнщика: как подготовиться к онлайн-совещанию

В первые месяцы пандемии, когда сотрудники стали массово переходить на дистанционку, было немало забавных историй. Голые мужья случайно попадали в кадр, пока дети радостно сообщали маме, а заодно и другим членам совета директоров, что сходили в туалет. А явление прокурора в виде котёнка на заседание суда вообще прославило и юриста, и фильтр в Zoom.

И хотя попасть в новости может быть весело, прокурору это вряд ли понравилось. Чтобы не стать героем YouT ube, лучше соблюдать этикет участия в онлайн‑совещаниях. Он возник во многом спонтанно, люди «нащупывали» его методом проб и ошибок за последние полтора года постоянных видеоконференций.

Разберём основные принципы, которые не помешает запомнить.

Используйте своё настоящее имя и фото

Хотя иногда хочется определить себя как «Храброго викинга», лучше этого не делать. Сохранять загадочность и не вводить имя тоже не стоит, как и просто указывать «Я». К сожалению, не все коллеги и клиенты ценят креативность. Поэтому лучше используйте настоящие имя и фамилию — так собеседники сразу поймут, кто вы.

Второй обязательный элемент — аватарка. Если у вас не будет возможности включить видео, фото будет смотреться выгоднее, чем ваши инициалы или чёрный блок с именем и фамилией. Тут тоже важно не переборщить — лучше поставьте свою настоящую фотографию без всяких излишеств. То есть фото с пляжа или из клуба не подойдут, так вы только смутите коллег. Также лучше не ставить себя в полный рост, достаточно вашего лица: на небольших экранах сложно разобрать, кто стоит рядом с Пизанской башней.

Позаботьтесь о внешнем виде

Он должен быть уместным, а значит, никаких крайностей. Если одеться слишком неформально, получится невежливо, предпочесть халату смокинг — тоже выйдет невпопад.

Найти баланс сложнее, чем кажется на первый взгляд. Так, в офисах многие ходят в белой рубашке и чёрном пиджаке, однако для видеозвонка такой стиль может показаться слишком жёстким и отталкивающим. Большинство ваших коллег вряд ли наденет костюм‑двойку для совещания в Zoom.

Важно, чтобы в одежде было комфортно, но не стоит надевать очевидно поношенные вещи: заляпанные футболки или рваные майки. Коллег вы скорее насмешите, чем оскорбите, но вот начальство и клиенты могут обидеться.

Кстати, переодеваться в «форму» стоит не только перед видеозвонком. Это поможет собраться, если сложно включаться в рабочие процессы из дома.

И да, лучше надеть штаны — мало ли, вдруг вам придётся вставать или что‑то делать. Так вы будете готовы к любому повороту событий.

Подготовьте фон

Постарайтесь выбрать место с наименьшим «визуальным шумом» и проследите, чтобы в кадр не попадали лишние предметы. Незаправленная постель, разбросанные на полу носки ― явно не то, что нужно видеть коллегам.

Лучше всего подойдёт что‑то однотонное и цельное. Например, стена с обоями пастельных тонов. Такие цвета не отвлекают и поэтому служат неплохим вариантом. Ещё полезно помнить о сочетании фона и одежды. Так, я часто сажусь у стены с уютным кирпичным рисунком, к которому подходит практически любой гардероб.

А если вы решили использовать виртуальный фон, обязательно убедитесь, что он работает корректно и не перекрывает лицо.

Предусмотрите технические моменты

Для видеозвонков лучше использовать ноутбуки или компьютеры с видеокамерой. Если ничего подходящего нет, можно обойтись и телефоном, но стоит закрепить его на штативе: в руках картинка будет дёргаться. А ещё точно не стоит ходить с мобильным туда‑сюда.

Также не забудьте подключить наушники ― громкая связь даёт сильное эхо, которое всем мешает. Если вы используете беспроводные, убедитесь, что они достаточно заряжены.

Выключайте микрофон во время конференции, когда не выступаете, чтобы не мешать остальным и не попадать в неловкие ситуации. Или что похуже. Так, одна сотрудница не знала, как выключить микрофон, чем пользовался её кот, активно мяукавший рядом. Происходящее сильно развеселило коллег, но не начальника. Тот решил, что смеются над ним, и потом уже никто особо не радовался.

А когда выступаете, включайте и видео тоже. При этом камера не должна быть заклеена или чем‑то заляпана ― это лучше проверить до совещания. С точки зрения этикета, без камеры можно обойтись в трёх случаях:

1. Звонок незапланированный, нужно срочно что‑то обсудить.
2. Один из участников находится по работе в локации, где видеосвязь неуместна.
3. Из‑за видео соединение портится и всё виснет.

Если вы собираетесь позвонить по видео в мессенджере, сначала уточните у коллеги, согласен ли он на такой формат. Когда камера включена только у одного из собеседников, появляется ощущение неравноценного общения.

Проявляйте уважение к собеседникам

Заранее проверьте, что вы вошли в профиль на онлайн‑платформе, чтобы вовремя подключиться к совещанию. Лучше присоединяться к трансляциям за 2–3 минуты до начала встречи, чтобы успеть ликвидировать неполадки, если они вдруг появятся.

Также позаботьтесь, чтобы к моменту звонка оказаться в тихом помещении, а не на улице. Если вы будете дома, договоритесь с семьёй, чтобы родные не заглядывали к вам в комнату, пока не закончится онлайн‑совещание. Также важно, чтобы вас не отвлекали курьеры и другие дела.

Следите за ходом совещания, даже если хотите немного расслабиться дома. Иначе попадёте в неловкую ситуацию, как эстонский депутат Тармо Круузимяэ. Он разделся, прилёг в кровать, включил музыку и начал вейпить. А потом пришла его очередь задавать вопросы. Этого он, кстати, тоже не понял. Зато коллеги‑депутаты оценили умение Тармо отдыхать, а журналисты растиражировали произошедшее.

Хотя советы кажутся простыми, видеохроника выше показывает, что следовать им не так уж легко. Готовьте технику заранее, соблюдайте деловой стиль и не забывайте, что совещание продолжается, даже если лично вы уже закончили выступать.

А какие смешные или странные ситуации происходили на онлайн‑совещаниях с вами?