Как организовать командную работу в Skype

Данный материал был прислан нам компанией LinguaLeo, сотрудник которой — Антон Кириллов, Senior Backend Developer — делится своей методикой работы с большой распределенной командой в Skype.

Если вы занимаетесь быстрой координацией множества распределенных команд через Skype или в вашей компании Skype — это рабочий инструмент, если у вас больше сотни активных контактов, то вам могут помочь 11 лайфхаков для эффективной работы со Skype, которыми я пользуюсь ежедневно:

1. Давайте контактам реальные имена в едином стиле. Это поможет при поиске и в случае, если вы инициируете знакомство нескольких людей. 

2. Добавляйте к имени контакта теги для быстрого вспоминания человека. Например #js #php #qa #admin #marketing #lingualeo #microsoft #rambler #team-highload #ninja

3. Переименовывайте и тегируйте чаты. Как показывает практика не многие используют команду /topic для именования общих чатов и ещё меньше людей отражают в ней цель общения. Возьмите за правило исключить безымянные обсуждения из списка чатов и всегда обозначать цель в названии. Например вместо “Сервер” писать “Увеличить мощность серверов до 1 января”.

4. Добавляйте к названию менее важных чатов метки. Например это могут быть 10 знаков тире после названия чата. Логически кажется, что это наоборот будет выделять такие чаты, но оказывается, что спустя некоторое время внимание инвертируется и игнорирует их. Но не забудьте о них совсем.

5. Показывайте то, что вы видите, если это возможно. Лучше 1 раз увидеть, чем сто раз сказать или написать. Во-первых, пользуйтесь демострацией своего экрана. Во-вторых, поставьте программу для быстрого создания скриншотов (например LightShot) и давайте ссылки с примером.

6. Выписывайте в чат ключевые договоренности в процессе устного обсуждения.

7. Используйте вертикальные отступы. Для отделения одной темы от другой или акцентировании внимания на своем сообщении (если оно действительно важно) перед текстом сделайте отбивку из пустых строк (Shift+Enter).

8. Используйте смайлики для пометки важных сообщений. Чтобы не тратить время других людей на чтение и поиск важных сообщений в длинном чате, вы можете использовать смайлы для расстановки акцентов. Например, если в чате решалась проблема, и вот она решилась, то перед сообщением добавьте смайл звёздочки — это избавит остальных участников от вычитывания длинного текста и даст сразу понять, что всё завершилось удачно.

9. Знайте и используйте текстовые команды. Важно знать, как минимум /topic /alertsoff /alertson. Команда alertson позволяет задать ключевые слова на которые Skype будет реагировать уведомлением. Составьте несколько списков ключевых слов и применяйте их для разных чатов.

10. Помните, то, что легко и доступно сейчас, очень трудно будет найти потом. Поэтому всю важную информацию (ссылки, пароли, явки, расписания, договоренности) лучше перемещать в места специально для этого предназначенные (закладки браузера, менеджер паролей, календарь, трекер).

11. Сохраняйте историю при переносе Skype на другой компьютер. Будьте внимательны, если вы просто поставите Skype на новый компьютер и запустите, история не сохранится. Для её сохранения требуется переносить папку c базой данных.